Piotr Nazimek - Tajniki pracy zdalnej

Cześć, z tej strony Łukasz Kobyliński. Witam Was w kolejnym odcinku podcastu Stacja IT. Dzisiaj spotykamy się w wyjątkowych okolicznościach, bo w czasie pandemii koronawirusa. A zatem temat na czasie – praca zdalna. Coraz więcej pracowników ze względów bezpieczeństwa siedzi w domach, więc porozmawiajmy o tym, jak dobrze przygotować się do takiej formy pracy, a pomoże nam w tym Piotr Nazimek.

Cześć, Piotr.

Dzień dobry.

Dzięki, że zgodziłeś się porozmawiać z nami na ten temat. Już raz pojawiałeś się w podcaście, więc przypomnij słuchaczom, kim jesteś, powiedz kilka słów o sobie. I czy ty też pracujesz zdalnie?

Miałem już okazję pojawić się w podcaście blockchainowym i takim, w którym mówiłem troszeczkę o pracy trenera, bo prowadzę szkolenia i właśnie tym się głównie na co dzień zajmuję. Teraz bardziej przesuwa się to w stronę szkoleń zdalnych, bo do tej pory prowadziłem je w sali. Jestem też inżynierem, programistą, zajmuję się oprogramowaniem kart elektronicznych i systemów związanych z bezpieczeństwem. I właśnie tę drugą pracę – inżynierską – w zasadzie od wielu lat prowadzę zdalnie. Do tej pory szkolenia głównie prowadziłem na sali szkoleniowej, natomiast wygląda na to, że teraz zacznie się to zmieniać. Jeżeli chodzi o pracę inżynierską, w przeważającej części jest zdalna. Moja działka akurat wymaga bardzo często różnego rodzaju sprzętu, więc przeróżny jego rodzaj przewijał mi się przez mieszkanie, łącznie z elementami autobusów przegubowych.

Tak, bo tu akurat tę sprzętową część nie jest tak łatwo zamienić na wirtualną, jakieś symulatory pewnie też są.

Niestety, nie wszystko można robić zdalnie. Płytek ani przewodów w mieszkaniu zdalnie nie położymy. Ale akurat w tej naszej branży można sobie z tym poradzić.

Najczęściej branżę IT podejrzewa się o to, że nawet w normalnych warunkach, kiedy nie ma zagrożenia epidemiologicznego, jest wykonywana zdalnie, bo w porównaniu z innymi branżami jest to dosyć łatwe do przeprowadzenia. I to, że mamy taką sytuację, a nie inną i rozmawiamy o pracy zdalnej, powoduje, że rozmawiamy zdalnie w tym podcaście, tzn. oboje jesteśmy w Warszawie, ale zachowujemy bezpieczną odległość, żeby się nie pozarażać. Więc ćwiczymy tu i podcastowanie, i ten sprzęt, który wykorzystujemy do tego, żeby zobaczyć, jak nam będzie się to nagrywało zdalnie.

Jakie elementy należy przewidzieć, żeby praca zdalna przebiegała sprawnie? My głównie skupimy się na branży IT, ale pewnie wiele z tych uwag może być też istotnych w innych sytuacjach.

Myślę, że takie rzeczy, które są najbardziej niezbędne do efektywnej pracy zdalnej, w naszej branży niewiele się różnią od tych, które mamy w zwykłej pracy. Czyli na pewno potrzebujemy skupić się na pracy, żeby nie było wokół nas zbyt wielu rozpraszaczy. I paradoksalnie, przy pracy zdalnej może być ich na pewno mniej. Najważniejszy jest jednak cichy kąt. Ja naprawdę nie wyobrażam sobie – tak jak to często widzimy na różnych obrazkach w prasie – pracy zdalnej z kawiarni. Moim zdaniem jest to zupełnie niemożliwe. Jeszcze możliwa wydaje się praca w kawiarni, gdy coś tam sobie klikamy w laptopie, natomiast rozmowa, uzgodnienie z kimś czegoś on-line, nawet nagranie, które teraz robimy, jeżeli nagrywalibyśmy je w kawiarni, to byłby jakiś dramat dla drugiej osoby. Ten cały szum wokół powoduje, że ta praca staje się nieefektywna, więc cichy kąt jest bardzo ważny.

Jeżeli pracuje się w domu, istotne jest to, żeby oddzielić pracę od spraw domowych. Jak jeździłem do pracy, to musiałem wyjść z domu, wsiąść do pociągu, wrócić do domu – był to taki rytuał. I zaczynając pracę zdalną, poczułem, że bardzo ważne staje się dla mnie, żeby to od siebie oddzielać. Więc warto mieć wydzielone miejsce i ustalić sobie taką zasadę, że jak jesteśmy w tym miejscu, to jesteśmy w pracy, a jak jesteśmy poza nim – to w domu. Nie ma co na dłuższą metę mieszać tych rzeczy, nie warto. I ogromny błąd to praca z łóżka. Jak mawiają: leżymy sobie rano z laptopem, do wieczora jeszcze pracujemy. Nie, to całkowicie odpada. Nigdy nie wolno pracować w łóżku, bo wtedy wymieszamy te prace domowe z pracą zawodową.

Na początkowym etapie na pewno bardzo ważna jest samodyscyplina. Nikt za nas tego nie zrobi. Ona jest trudna z dwóch powodów. Po pierwsze, bo kojarzona jest z tym, że to samemu trzeba iść do pracy, po drugie – niektórzy nie potrafią z tej pracy wyjść. Czyli jak już siedzą w domu i pracują, to cały czas się tym zajmują. Więc ważne są tu te dwie strony, żeby nie pracować za mało ani zbyt dużo, i to rozdzielać.

Na pewno dla efektywnej pracy zdalnej bardzo ważna jest komunikacja – żeby praca była efektywna, to efektywna musi być zarówno komunikacja, jak i pewnie umiejętności z nią związane, czyli nie tylko same narzędzia, które do niej służą, ale też umiejętne ich wykorzystywanie. Żeby to zrobić, trzeba się pozbyć kilku nawyków, których nabieramy, pracując w biurze – niektórzy w mniejszym, niektórzy w większym stopniu mają z tym problem. Ale chyba takim nawykiem, który najbardziej przeszkadza w pracy zdalnej, jest taka wewnętrzna chęć bycia cały czas dobrze poinformowanym. Czyli każdy lubi wiedzieć wszystko. I jak jesteśmy w biurze, to te informacje jakoś tam krążą, natomiast praca zdalna zupełnie zmienia obraz sytuacji. Trzeba odzwyczaić się od bycia dobrze poinformowanym, a zatroszczyć się o to, żeby być dobrze poinformowanym tylko w tych najważniejszych rzeczach, które są nam do tej pracy potrzebne. I jak popracuje się zdalnie bez tej potrzeby bycia poinformowanym, to jak człowiek później wraca do biura, to pozbycie się tego nawyku też bardzo mocno w biurze pomaga.

Kiedy pracowałem zdalnie, miałem takie poczucie, że coś mnie omija, że czegoś nie wiem, że coś się dzieje za moimi plecami. To było wyjątkowo denerwujące. Trudno było się tego pozbyć. Próbowałem wdrożyć takie narzędzia i sposób pracy, żeby wiele takich informacji przechodziło przez wspólne kanały typu Twitter i jak ktoś chce, to może je obserwować. Można było tam zobaczyć, co się dzieje, bez konieczności bycia obecnym fizycznie w firmie.

To nie jest złe. Nie chodzi mi o to, żeby w ogóle wyzbyć się tych informacji, tylko żeby uświadomić sobie, że bardzo wielu z nich nie potrzebujemy. Najzwyczajniej nie musimy tego wiedzieć. Ja nie twierdzę, że taki Twitter czy inne narzędzia, w którym jest onlinowy zrzut tego, co się dzieje, są złe, ale myślę, że warto ograniczać w szczególności te informacje, które są najzwyczajniej w świecie niepotrzebne, zbędne, bo każda z nich zajmuje nam umysł i czas. Dziennie jesteśmy w stanie przetworzyć ileś tam megabajtów, nie więcej, i warto z tego zrezygnować na rzecz tych zajęć, które są najistotniejsze.

Powiedziałeś o kwestii oddzielenia pracy od życia osobistego, domowego – wybraniu miejsca, w którym pracujemy. Czy ty osobiście stosujesz taki podział czasowy, w którym wyznaczasz sobie godziny pracy – bo to też jest sposób oddzielenia tego dnia pracy od życia osobistego, można to robić albo przestrzennie, albo czasowo – czy wolisz zachować tutaj jakąś elastyczność i czasem pracować rano, czasem wieczorem, a czasem w nocy?

Jeżeli chodzi o prace inżynierskie, to robię to praktycznie w dowolnym momencie. Poza takimi sytuacjami, kiedy musimy się spotkać on-line i coś obgadać w wyznaczonym do tego terminie, ja bardzo mocno korzystam z tej możliwości. Dużo lepiej pracuje mi się wieczorami, natomiast rano wolę zająć się sprawami domowymi. Dzięki temu życie rodzinne i pracownicze sprowadza się do takich dość luźnych godzin. Myślę, że żadnej złotej zasady tu nie ma. To wszystko zależy od charakteru naszej pracy. W naszej branży po prostu musimy być w określonych godzinach dostępni, żeby chociażby na bieżąco reagować na różne sytuacje. Mam to szczęście, że te prace inżynierskie mogę robić w dowolnym momencie, ale ze szkoleniami jest trochę inaczej. Termin jest wyznaczony i koniec, zaczynamy i kończymy o określonej potrze.

Kiedyś, kiedy zajmowałem się programowaniem, dużo łatwiej pracowało mi się wieczorami, ale odkąd mam dzieci, zrobiło się dokładnie odwrotnie: coś konkretnego mogę zrobić tylko wcześnie rano – o 5 lub 6 rano, a wieczorem totalnie zmęczony kładę się spać. Więc to może się zmieniać w ciągu życia, bo część ludzi twierdzi, że niektórzy są skowronkami, a inni sowami, ale na swoim przykładzie widzę, że to się jednak zmienia i nic nie jest ustalone raz na zawsze.

Ale dzięki temu, że mamy możliwość samodzielnego ustalania godzin pracy, możemy dostosować to do naszych aktualnych potrzeb i wymagań. Ja swego czasu też bardzo lubiłem wstawać rano, natomiast obecnie wolę posiedzieć dłużej i wstawać nieco później. I co jakiś czas to się zmienia. Więc z tego jak najbardziej korzystam.

Powiedz czy, jeśli jesteśmy w takim kontekście firmowym, mamy pracowników i stajemy przed taką sytuacją, że chcemy albo musimy przejść jak obecnie w tryb pracy zdalnej, to czy jakoś specjalnie od strony pracodawcy musimy tych pracowników przygotować, żeby ten tryb pracy zdalnej przebiegł gładko.

Nie musimy, ale na pewno warto to zrobić. Praca zdalna niestety troszeczkę nas odczłowiecza, brak tego spotykania się i wiele niewerbalnych sygnałów przez to nam umyka. One są bardzo ważne. Żeby ludzi na to przygotować i zapobiec tym negatywnym efektom dość istotne jest, żeby ustalić jasne i przede wszystkim działające – nie tylko na papierze – zasady współpracy w danej firmie czy organizacji. Na przykład zasady dotyczące spotkań, sposobu używania różnego rodzaju narzędzi, czasu reakcji na jakieś incydenty czy udzielania odpowiedzi na pytania, niegenerowania pustych komunikatów, które wypełniają przestrzeń i powodują, że ktoś czuje, że pracuje, bo wygenerował komunikat, a tak naprawdę zabiera czas innym, bo oni muszą się z nim zapoznać, a to do niczego finalnie nie prowadzi. I tak jak programiści mają zasady pisania kodu czy ustalania zasad typu: nie spacje, tylko tabulacje, albo odwrotnie, odstępy, zasady nazywania zmiennych, tak samo warto przemyśleć wspólne zasady pracy zdalnej, nie tylko na papierze, ale żeby również się urzeczywistniły. Następnie wybrać narzędzia i w pełni wykorzystać ich potencjał. Żeby nie wybierać 10 narzędzi i z każdego korzystać tylko w 10%, ale jedno i korzystać z niego w stu procentach. Zadbać o to, żeby pracownicy mieli umiejętności związane z tymi narzędziami, czyli wiedzieli, jak ich używać. I wprowadzić zasady ich używania. Przykładowo, jeżeli chcemy bardzo szybko coś załatwić, to może telefon. Jeżeli chcemy coś załatwić w miarę szybko, to może lepiej czat. Jeżeli coś może poczekać, to mail albo zadanie na tablicy zadań, np. kanbanowej itp.

Wspomniałem o sygnałach niewerbalnych. Warto, żeby wszyscy, którzy pracują zdalnie, uświadomili sobie, że są one jednak ważne, a po drugie w pracy zdalnej uciekają, nie ma ich. Więc należy przyjąć taką prawdę w swoim sercu, że nikt z pracowników nie chce mi zrobić krzywdy – żeby nie dopisywać sobie złych intencji do czyjegoś komunikatu, bo czasem ten komunikat może być na tyle suchy, że można pomyśleć, że ktoś chciał nam dopiec – że ta komunikacja niewerbalna niestety umyka i my zaczynamy ją sobie kompensować tą werbalną, czyli dopisywaniem jakichś intencji, które może są, ale pewnie zazwyczaj ich nie ma. Trzeba mieć też w sobie troszeczkę empatii i nie denerwować się od razu tym, że ktoś nie do końca dobrze się zachował, bo może wcale nie miał takich intencji i my tylko my źle to zinterpretowaliśmy. I żeby temu zaradzić, warto mieć kamerę. Ona nie musi być superjakości, ale dzięki niej widzimy siebie i te nasze intencje. Czyli ja widzę, że ty mnie słuchasz i nie leżysz, i nie przysypiasz. Bardzo istotne jest to, że się obserwujemy i czujemy wzajemne intencje. 

Dziesięć lat temu nie uwierzyłbym, że to powiem, ale naprawdę emotikony są bardzo fajne, bo one kompresują tę komunikację. Warto wykorzystać to narzędzie, bo umożliwia ono przenoszenie emocji. Jeżeli nie mamy kamery, to jak komuś zaklaszczemy albo pokażemy uśmiechniętą buźkę czy buźkę z przymrużeniem oka? Czasem jeden taki emotikon znaczy więcej niż tysiąc słów, którymi byśmy tłumaczyli, jakie mamy intencje i co myśleliśmy.

Warto przygotować ludzi do tego, żeby mieli to swoje ciche miejsce, dobry sprzęt typu słuchawki i mikrofon i ten cichy kącik. Gdybym był teraz w kawiarni, to ta rozmowa byłaby dramatyczna, dla mnie może trochę mniej, bo ja bym sobie wygłuszył ten hałas, ale ty słyszałbyś wszystko, co jest na około. I taka komunikacja nie jest fajna ani miła dla uczestników. Jak jest dwóch uczestników, to można to przeżyć, ale jak ich jest 15 na spotkaniu i każdy wnosi swoje szumy, to już wtedy będzie to bardzo słabe. Nie ma nic gorszego niż słuchanie szumów z tła, bo w przypadku np. 50 osób wyjdzie z tego jeden wielki jazgot.

Jeśli chodzi o spotkania i rozmowy, to bez wątpienia taka kawiarnia przeszkadza. Ja nie jestem osobą, która lubi pracować w kawiarniach. Natomiast część osób, która pracuje zdalnie, traktuje to jako taką alternatywę do bycia z innymi ludźmi w biurze. Osoby, które lubią być otoczone innymi i korzystają z tego, że ktoś tam siedzi czy rozmawia obok, to jeśli potrzebują wyciszenia lub chcą się bardziej skupić, włączają sobie muzykę w słuchawkach. Wtedy to bardziej przypomina izolację. Ale jestem tu bardziej adwokatem diabła, bo sam też nie korzystam z takiego sposobu pracy.

Mówiłeś o konieczności ustalania sposobu pracy z pracownikami, więc czy byłbyś zwolennikiem takiego rytuału czy rytmu, w którym nakazuje się wszystkim pracownikom wirtualne, cotygodniowe czy codzienne spotkania o konkretnej godzinie, dając w ten sposób substytut spotkań fizycznych, chodzi o wymuszenie takiej komunikacji cyklicznej, nawet bez bieżącej potrzeby.

Te rytuały pewnie będą ważne, i to będzie zależne od rodzaju projektów. Jedne rytuały są związane z projektem już jako takim. Czyli jeżeli ktoś o 10 rano każdego dnia musi odbyć podsumowanie zeszłego dnia, spotkanie statusowe, to oczywiście jest to rytuał i tak jak był on organizowany w biurze, tak powinien być organizowany zdalnie. Natomiast w biurze jest jeszcze jeden taki rytuał, który jest bardzo ważny, czyli otoczenie kawiarki. I warto go przenieść do świata wirtualnego. Może nie chodzi o to, żeby sobie odpalić czat wideo i pić wspólnie kawę, ale popić kawę i podyskutować np. w jakimś większym gronie o tym, co robiliśmy w wakacje, jakie książki czytaliśmy – to, co robilibyśmy w biurze. Jeżeli ktoś pracował w biurze, a teraz przeszedł na pracę zdalną, to warto te rytuały z okolic kawiarki kontynuować.

Jakie są najczęstsze problemy, błędy osób pracujących zdalnie i jak można temu zaradzić?

Wymieniłbym tu trzy główne błędy, które na pewno będą zależały od typu naszej pracy. Pierwszy polega na tym, że niektórzy mają potrzebę ciągłego pokazywania, że są w pracy i pracują. Pracę kojarzą z tym, że muszą generować coś, co będzie świadczyło o ich obecności w pracy. W związku z tym generują mnóstwo zapytań, treści, i to tak, bez których spokojnie mogłoby się obejść. Nawiązuję tu do tego, co powiedziałem, że nie wszystko musimy wiedzieć. A te osoby wysyłają do innych mnóstwo statusowych pytań. Czy ta wiedza jest im do czegoś potrzebna? Ja nie twierdzę, że nie, bo pewnie część tej wiedzy jest im do czegoś potrzebna, ale wiele z tych pytań jest totalnie bez znaczenia. Co one tylko powodują? Że dana osoba poczuła, że pracuje, bo wysłała pytanie. A teraz osoba, która musi na nie odpowiedzieć, poświęca czas, żeby to wszystko przeanalizować, przeczytać i zakomunikować. Chociaż nawet jak nie musi odpowiadać, to musi to przeczytać albo nawet przefiltrować tę swoją skrzynkę mailową, jeśli nie daj Boże te różne zapytania poszły mailem. Więc im się wydaje, że pracują, natomiast przede wszystkim generują pracę innym. Myślę tu w szczególności o mailach rozsyłanych na adresy typu all, czyli piszemy od razu do wszystkich, później wszyscy odpisują: „Tak, świetnie, brawo!”. Jak ktoś tych maili nie czyta na bieżąco, bo ich się nie da czytać na bieżąco, bo to bardzo mocno rozprasza, to jak wieczorem przychodzi sto, dwieście maili typu „brawo”, „świetnie”, to nawet przefiltrowanie tego jest bardzo trudne. Chociaż to wszystko można troszeczkę wyeliminować innymi narzędziami, czat pewnie trochę pomoże, ale na tym czacie też się będzie pojawiało mnóstwo takich informacji. I jeszcze jak to połączymy z taką synchronicznością, czyli ktoś chce odpowiedzi natychmiast, to praca zdalna się wtedy kończy jedną wielką porażką. Trzeba zrozumieć, że asynchroniczność jest naprawdę OK. Jesteśmy z branży informatycznej, to wiemy, że systemy asynchroniczne generalnie są lepsze, choć trudniejsze w implementacji.

Drugi obszar dotyczy tego, że niektórzy muszą wszystko wiedzieć, więc dopytują. To jest związane z tym pierwszym, czyli z informacją, że żyję, np. wysyłanie zdjęć kotków – niektórzy mają taką potrzebę, trzeba ją w sobie wyciszyć. Trzecia rzecz występuje głównie w takich sytuacjach, gdy pracujemy w firmach, w których część pracowników pracuje zdalnie, część nie. I w takich sytuacjach często trzeba walczyć z takim podejściem, że ci, którzy są w biurze, myślą, że ci, którzy są zdalnie, są może nie gorszymi pracownikami, ale mniej wydajnymi i szukającymi tylko okazji, by nic nie robić. Ja uważam, że to samo da się robić, czyli nic nie robić, będąc również w biurze. Zaryzykuję stwierdzenie, że w biurze można to robić efektywniej, bo samą swoją obecnością nawet coś robimy, a pracownik zdalny nie dowiedzie swoją obecnością, że coś robi. Więc tak samo w biurze można nie pracować. Jeżeli pracownicy zdalni są w takiej sytuacji, że muszą uzasadniać swoją wydajność, to oczekuje się od nich, żeby cały czas byli on-line, świecili się stale na zielono, że jak wyśle się im pytanie, to od razu przyjdzie odpowiedź. A jak nie przychodzi po godzinie, to ta osoba pewnie siedzi, nic nie robi, tylko pije kawę i zajmuje się nieważnymi rzeczami. A jak odpowiedzi przychodzą tylko rano, w środku dnia i wieczorem, to znaczy, że pracowali tylko rano, w środku dnia i wieczorem, a poza tymi porami czytali książkę.

To jest chyba dość silnie zakorzenione w nas wszystkich: w pracodawcach, menedżerach, że jeśli ktoś pracuje zdalnie, to trzeba go jakoś przypilnować i sprawdzać, bo on pewnie pójdzie sobie na zakupy albo do lasu. I chyba stopniowo musimy dojrzeć do tego, że da się pracować zdalnie, że to może być równie efektywne. Często słyszę od znajomych, że ktoś musi się cały czas świecić na zielono czy wysyłać maila na początku i na końcu pracy. Więc to nadal jest silny problem u pracodawców.

Ale zobacz, co złego jest w tym, że o godzinie 9 pójdę na zakupy. Oczywiście musi być jakaś linia zaufania między nami. Czyli że jak ja pójdę o 9 na zakupy, wrócę o 9.30, to jeśli rozliczamy się godzinowo, to później te pół godziny odpracuję. I to jest niezbędne przy pracy zdalnej. Jakoś trzeba sobie ufać, bo inaczej wszyscy będziemy się tylko kontrolować i sprawdzać, czy na wszystkich czatach świecimy się na zielono. I pracownicy, i pracodawcy muszą to sobie jakoś zorganizować. Ja powtórzę: tak jak można nie pracować zdalnie, tak w biurze można nie pracować, tylko w nim być. To nie jest argument.

Wydaje się, że to wynika z jakichś zaszłości historycznych czy też braku dostosowania do współczesnego świata i stopniowo wszyscy będziemy się do tego przyzwyczajać, ale zapewne to chwilę potrwa. Przecież przez bardzo długi czas gospodarka na świecie funkcjonowała w taki sposób, że ktoś przychodził do fabryki, odbijał kartę o godzinie 7 czy 8 rano i wychodził po południu. Więc to, że teraz możemy mieć elastyczny czas pracy, nie pracować w budynku fabryki, tylko gdzieś indziej, że możemy przeplatać czas pracy z czasem prywatnym – to wszystko to są rzeczy dosyć nowe, a ludzie wcale tak szybko się nie adaptują, jak mogłoby się wydawać w zmieniającej się rzeczywistości. Wydaje się, że to chwilę potrwa.

Mamy te problemy, ale też ta zmieniająca się rzeczywistość daje nam różne metody i narzędzia ich rozwiązywania. W branży IT dysponujemy różnymi fajnymi narzędziami informatycznymi, i jak mówiłeś o tych mailach i o tym, żeby ich nie nadinterpretowywać, nie dodawać nieistotnych wątków czy żeby stosować emotikony, to czy uważasz, że właśnie te nowe metody komunikacji, nowe narzędzia pozwalają zmniejszyć te problemy, o których mówiłeś? Wprowadzenie tych komunikatorów czy właśnie fakt reklamowania Slacka jako narzędzia, które ma być nowym mailem, miało uchronić przed utonięciem w setkach niepotrzebnych maili, żeby one nie były wysyłane na ten all, tylko żeby mieć taki strumień, na który można zaglądać wtedy, kiedy ma się taką potrzebę, że można się zapisywać do tych strumieni, które cię interesują, znowu przez analogię do IT. Czy uważasz, że te narzędzia faktycznie coś pomogły lub mogą pomóc?

Na pewno narzędzia coś pomogły. Narzędzia są fajne, ale dobrze by było, żeby nie było ich za dużo. Bo jak jest ich za dużo, to znowu tworzy się coraz więcej rzeczy, którymi trzeba się zająć. Myślę, że warto stawiać na asynchroniczność, czyli na takie narzędzia, które nie wymagają odpowiedzi instant. Wiele jest pomysłów na to, żeby zrezygnować z maila, ale ja obstawiam, że mail jeszcze bardzo długo pozostanie takim podstawowym narzędziem komunikacji. I powiem więcej: maile wcale nie są takie złe, tylko trzeba ich rozsądnie używać.

I dwie rzeczy, o których dużo się nie mówi, i niektórzy o nich zapominają. Po pierwsze, mail powinien zawierać tytuł. To już bardzo upraszcza życie. Nie należy generować nieistotnych maili tam, gdzie nie jest to potrzebne, tylko przenieść je na inne narzędzia typu Slack, czyli bardziej instant, albo skompresować je chociażby do tych emotikonów. A Slack bardzo to ułatwia, wystarczy kliknąć tam jakąś reakcję i ona jest spójna na ekranie, jest bardzo mocno skompresowana, nie trzeba przewijać wielkich połaci ekranu. I od razu widać, jakie intencje są po każdej ze stron.

Wybór narzędzi bardzo mocno zależy od tego, co już grupa używała. Jeżeli jest to nowa grupa, to pewnie musi wybrać coś, co będzie pasowało do danego zespołu. Warto, aby grupy bardziej programistyczne nieco dokładniej zapoznały się z możliwościami, które dają do tej pory wykorzystywane przez nie narzędzia. GitHub, GitLab to nie tylko Git, ale to też narzędzia, które pozwalają zorganizować pracę, np. zgłaszanie usterek w oprogramowaniu automatycznie można przenieść z maila do takiego narzędzia. Podobnie narzędzie typu Jira, które też pozwala troszeczkę odmailić, chyba że ktoś w Jirze włączy powiadomienia mailowe albo w GitHubie czy GitLabie o każdej zmianie. Tudzież narzędzia do organizowania tablicy zadań, np. Trello. Trzeba poprzeglądać te różne narzędzia, wybrać odpowiednie, ale naprawdę nie za wiele. Nie sztuką jest wrzucić nowe narzędzie, sztuką jest wykorzystywać w pełni jego potencjał. Później tych narzędzi robi się bardzo dużo. I dochodzi do takich sytuacji, w których część osób przyzwyczaiła się do Slacka, część woli używać czegoś innego i te grupy nigdy się ze sobą mocniej nie komunikują, albo część narzędzi w firmie zaczyna umierać. Wszystko, co wdrażamy, woła o jedzenie. To trzeba utrzymywać. Nie sztuka odpalić jakieś narzędzie, trzeba mu jeszcze cały czas dostarczać jedzenia. I pytanie: kiedy tego jedzenia w lodówce nam zabraknie?

Wdrożenie narzędzi czy systemów informatycznych to nie tylko ich zainstalowanie, ale cała polityka dbania o to, żeby ludzie wiedzieli, jak z nich korzystać. Samo zainstalowanie czy nawołanie do niego niewiele daje. W firmie mieliśmy różne doświadczenia z wdrażaniem różnych narzędzi do komunikacji. Chyba ta mnogość możliwości spowodowała, że ludzie mają swoje preferencje. Jeden woli Slacka, drugi WhatsAppa, trzeci Messengera. Wymuszanie jednego z nich jest zasadniczo trudne, a z drugiej strony logicznie uzasadnione, chodzi o to, żeby wszyscy byli skupieni w jednym narzędziu, bo inaczej komunikacja będzie utrudniona, a preferencje w stylu: ktoś lubi bardziej kolor żółty niż niebieski, nie powinny na takie decyzje wpływać.

Zacząłbym od tego, że jak już mamy wdrożone jakieś narzędzie, to należy poznać pełnię jego możliwości. Bo bardzo często firmy wykorzystują je w znikomym procencie, a zapłaciły za nie mnóstwo pieniędzy. Dokładają jakieś nowe, które w tamtym jest zaimplementowane, może trochę w inny sposób, może w taki, do którego trzeba byłoby się bardziej przystosować, ale trzeba czasem wyjść ze strefy komfortu i poznać coś nowego. Ale jak tych rzeczy jest za dużo, to mi osobiście też już czasem głowa pęka i po prostu oznajmiam, że nie będę już niczego nowego używał, bo ileż można. Jeżeli jest się pracownikiem zdalnym i współpracuje z wieloma różnymi firmami, to w którymś momencie można mieć dosyć, bo każdy ma inną platformę. I wtedy wszystko sprowadza się do tego, że jednak komunikujemy się mailem, bo to jest najbardziej uniwersalne narzędzie, które ma oczywiście mnóstwo wad, ale też wiele zalet, jest po prostu wszędzie.

Mówiliśmy o micie nieefektywności pracy zdalnej, powiedziałeś, że być może nie każdy się jednak do niej nadaje. Jak to wg ciebie jest? Nie każdy zawód może być wykonywany w ten sposób, bo mechanik zdalnie samochodu nie naprawi. Ale czy z tych zawodów, które teoretycznie mogłyby być wykonywane zdalnie, albo z tych osób, które teoretycznie mogłyby to robić, nie każdy jest w stanie pracować zdalnie?

Na pewno nie są w stanie pracować zdalnie te osoby, które nie wyzbędą się nawyków nieefektywnej pracy. Bardzo trudno jest się ich pozbyć. Nawet mówi się, że jeden nawyk można zamienić wyłącznie na inny nawyk, więc w taki sposób trzeba by było działać. Powiedzmy sobie szczerze, są ludzie, którzy mają wbudowaną w głowie wizję ciągłego pilnowania, i są pracownicy, którzy wymagają ciągłego pilnowania, bo inaczej to po prostu nie pracują. Tylko czy taki pracownik, który wymaga ciągłego pilnowania, jest efektywny w biurze? Nie, bo ktoś go musi pilnować. Więc czy on będzie zdalnie czy w biurze, to tak czy siak, nie jest efektywny. W Polsce przez wiele lat mieliśmy rynek pracownika, powiedzmy sobie szczerze, niektóre zawody i profesje, szczególnie w naszej branży, troszeczkę stanęły na głowie, jeśli chodzi o różne wymagania. Trzeba sobie odpowiedzieć: czego w ogóle od tej pracy oczekujemy? Jeżeli ktoś nie jest w stanie być niepilnowany i nienadzorowany, to czy on będzie w biurze, czy zdalnie, to i tak raczej nie będzie dobrym pracownikiem. Natomiast dobra wiadomość jest taka, że jak człowiek zda sobie sprawę z tych różnych niefajnych rzeczy, o których wspominaliśmy wcześniej, jak je w sobie przepracuje, co wymaga może tygodnia lub miesiąca, to wszystko będzie w porządku. Każdy chyba przez ten etap przechodził. Nie ukrywam, też musiałem to sobie jakoś w głowie poukładać. Mając wiedzę o tym, na co zwracać uwagę, można to przepracować – to jest ta dobra wiadomość. Natomiast jak ktoś tego nie przepracuje, to niestety, ale do pracy zdalnej się nie nadaje i nie wiem, czy w ogóle nadaje się do efektywnej pracy, jeżeli wymaga stałego nadzoru.

Jakie wg ciebie są jeszcze zalety pracy zdalnej?

To, że nie słyszę siorbania pitej herbaty i kawy, co podnosi mi ciśnienie na nieco wyższe i irytuje. Każdy może wymienić takie rzeczy, które go w pracy irytują. Jeżeli mamy je w domu, wtedy jest troszeczkę gorzej. Są takie rzeczy, których nie ma w biurze, a mamy je w domu, więc może być troszeczkę inaczej. Ale żeby temu zaradzić, można włączyć wyciszacz szumów, odpowiednio go skonfigurować i będzie można to jakoś ominąć. I w tej sytuacji, w której jesteśmy teraz, ograniczamy w ten sposób rozprzestrzenianie się jednak tego niefajnego patogenu, który nam tu wszystkim dokucza, sprawiał, sprawia i sprawi kłopoty.

A wady pracy zdalnej?

Trzeba powalczyć z tymi nawykami – to jest pewnie wadą tej formy pracy. Bo walka ze swoimi nawykami nie jest miła ani przyjemna. Zdalnie nie da się niestety niczego naprawić w sprzęcie, położyć płytek ani niczego przylutować. I o ile są takie sytuacje, szczególnie przy pracy sprzętowej, że u mnie działa, a u koleżanki, kolegi czy w biurze, gdzie są pracownicy, jest dokładnie ten sam sprzęt, dokładnie tak samo skonfigurowany, ale jednak coś tam nie działa, o tyle w oprogramowaniu zdalnie jest to łatwiej naprawić, bo zawsze możemy zerknąć na zdalny pulpit, natomiast do sprzętu jako takiego nie zerkniemy. Zdalnie multimetrem się nie podłączymy, chociaż można sobie jakoś z tym poradzić za pomocą kamery i rąk osoby, która jest w biurze, ale na pewno jest to problematyczne. 

Nie wiem, czy to wada, ale chyba każda praca i wszystko wymaga pielęgnacji. Myślę, że praca zdalna wymaga jej nieco więcej niż praca w biurze, bo w pracy biurowej jakoś bardziej wszystko ogarniamy, pielęgnujemy, sprzątamy. I ta pielęgnacja też powinna być przeniesiona na tę pracę zdalną, żeby rozwiązywać konflikty, które nie od razu wychodzą, żeby ustalić te zasady. Warto o tym pomyśleć, a często przy pracy zdalnej to porzucamy. Myślimy, że takie konflikty pojawiają się tylko w biurze, a w pracy zdalnej ich nie będzie. Nie, to tak nie jest, w pracy zdalnej one też są i trzeba jakoś o to zadbać.

My tutaj pomijamy takie oczywiste zalety i wady pracy zdalnej, jak brak konieczności dojeżdżania do tego biura – nie trzeba tracić czasu i paliwa – czy elastyczność czasu pracy. Natomiast jeśli chodzi o wady, to mnie najbardziej denerwuje w pracy zdalnej kwestia telekonferencji. Żyjemy w XXI w., mamy bardzo zaawansowane systemy informatyczne, a te wszystkie aplikacje do rozmów telekonferencyjnych i problemy, o których krążą memy w internecie – np. że spotkanie zdalne polega na tym, że przez pierwsze 15 min pytamy, czy już wszyscy są, czy nas wszyscy słyszą, przez drugie 15 min walczymy z tym, że kogoś rozłączyło – to jest w jakimś sensie wada. Teraz pojawiło się już światełko w tunelu, bo najnowsze aplikacje faktycznie działają lepiej, ale tak czy siak trzeba walczyć z systemem operacyjnym, z wyciszonym mikrofonem. Nawet te aplikacje nie do końca są w stanie wspomóc technicznie osoby, które mają z tym problem. Tak więc ta cała zabawa w ten narzut komunikacyjny, w to, żeby z kimś porozmawiać, jest strasznie denerwująca.

Zobacz, że jak przygotujesz pewien zestaw narzędzi i nauczysz pracowników, jak z niego korzystać, to wiele z tych problemów można ominąć. Aczkolwiek nie ukrywajmy, to się zdarza, może nie w rozmowach w ramach jednej firmy, która ma wszystko ogarnięte i jej pracownicy umieją tego używać, ale bardziej kiedy musimy się kontaktować z naszymi klientami. Każdy z nich ma inne narzędzia, często trzeba instalować jakieś inne aplikacje, ludzie mają poblokowane niektóre serwisy, czyli nie mogą korzystać z różnych narzędzi. Najwygodniej w takich kontaktach z klientami jest używać po prostu narzędzi, które działają w przeglądarce i nie wymagają żadnego logowania, czyli zakładania kolejnych kont i logowania do jakichś serwisów – takie narzędzia są najprostsze. Ale z drugiej strony zdarza się, że niektórzy mają te serwisy poblokowane u siebie w firmach i np. są firmy, w których można używać tylko narzędzia „a” i żadnych innych się nie da – ja rozumiem, że to wynika z polityki bezpieczeństwa. W obecnej sytuacji, kiedy jednak do tych narzędzia pracy zdalnej bardziej trzeba się dostosowywać, to niektóre firmy na pewno będą musiały zmienić swoje podejście, z takim usztywnieniem, że używają tych narzędzi tylko do kontaktu z klientami, bo najzwyczajniej w świecie zaczną ich tracić z powodu braku elastyczności.

Nie mamy zamiaru reklamować żadnych konkretnych rozwiązań, jedynie możemy podzielić się z Wami tym, co się u nas sprawdziło. I skoro podnieśliśmy już wątek połączeń konferencyjnych, to jednym z takich narzędzi jest Google Hangouts czy Meet w wersji korporacyjnej, który nie wymaga żadnych instalacji. I to jest fajne, bo wystarcza sama przeglądarka. Zresztą w tej chwili rozmawiamy ze sobą i nic nas na szczęście nie rozłącza, ten Meet najczęściej działa. A drugim narzędziem, o którym zrobiło się głośno w czasie pandemii i które zyskało bardzo wielu użytkowników, jest ZOOM. Reklamowany jest on tym, że ma dobrą jakość połączeń i jednocześnie wiele osób może z niego korzystać. Rzeczywiście jest wygodniejszy, bezpieczniejszy od innych narzędzi i jest taka zasada, że ZOOM po prostu działa. Natomiast wadą jest to, że coś tam trzeba jednak zainstalować w komputerze, więc nie w każdej sytuacji to jest możliwe.

Podsumowując wszystko, co do tej pory powiedzieliśmy: czy ty w zasadzie wolisz pracować zdalnie czy w biurze?

Myślę, że najlepiej jest łączyć obydwie metody, czyli popracować trochę zdalnie, ale czasem też w biurze się pojawić. Ogromnie żałuję, bo już od ponad trzech lat współpracuję z jedną z firm i zawsze przekładaliśmy spotkanie biurowe. Teraz nagle znów je trzeba przełożyć. Aczkolwiek miałem już szansę widzieć się z pracownikami, tylko nigdy nie byłem w biurze tej firmy i chciałbym tam jednak kiedyś zajrzeć. Myślę natomiast, że na pewno warto łączyć obydwie metody. Każda z nich ma swoje wady i zalety. Wykorzystajmy maksymalnie zalety jednej i drugiej, minimalizując te wady.

Biorąc pod uwagę obecną sytuację, czy uważasz, że praca zdalna jeszcze zyska na popularności? Jak to widzisz w przyszłości? Czy coraz więcej osób będzie w ten sposób pracować?

Myślę, że paradoksalnie obecna sytuacja daje możliwość przetestowania pracy zdalnej firmom, które były do niej negatywnie nastawione. To się pewnie w wielu z nich sprawdzi, w wielu nie, zależy, jak ludzie do tego podejdą. Praca zdalna będzie się rozwijać, w szczególności dzięki szybkiemu pokonywaniu odległości – możemy być naprawdę daleko i naszą wiedzą wspomagać jakąś firmę albo pracować w tej wymarzonej, która akurat nie jest w miejscu, w którym lubimy mieszkać. Na pewno pozwala to zmniejszyć koszty. Koszty biura czasem mogą być wręcz blokujące dla firm, które dopiero wchodzą na rynek. Więc tutaj takich kosztów nie ma. Historia lubi się powtarzać, tym żyjmy, pandemie do tej pory się kończyły, więc i ta się pewnie skończy, ale będzie już inaczej. Myślę, że praca zdalna na pewno pomoże przetrwać wielu firmom, czyli ograniczyć te koszty.

Taką zaletą na przyszłość, o której już wspomniałeś, jest na pewno oszczędność czasu, czyli ograniczenie go na dojazdy. Ale dodajmy tu jeszcze ten aspekt ekologiczny, że nie trzeba marnować paliwa, że ten ślad węglowy, jaki pozostawimy, będzie dzięki temu mniejszy. I patrząc w przyszłość, trzeba pomyśleć, jak my się zmieniamy jako ludzie. Świat się bardzo mocno zmienia. Nasi rodzice pracowali niemalże całe życie w jednej firmie. My już sobie nie za bardzo wyobrażamy taką sytuację, żeby całe życie przepracować w tym samym miejscu, ponieważ częściej tę pracę zmieniamy. Aczkolwiek my, a przynajmniej ja, jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że do biura idzie się na tę 8, do 16 się popracuje, natomiast ci, którzy już nam tu chuchają w plecy, pewnie spojrzą na to jeszcze inaczej, czyli będzie im się dużo lepiej pracowało zdalnie.

Jesteś specjalistą od bezpieczeństwa, czy w związku z tym w pracy zdalnej jest coś, na co szczególnie powinniśmy zwrócić uwagę? Czy te wszystkie narzędzia, z których korzystamy, mają już to załatwione i koniec? Czy odpalając takiego Meeta czy Slacka, jesteśmy bezpieczni?

Konkretne odpowiedzi będą zależały od konkretnych narzędzi. Taka ogólna wskazówka to: zawsze korzystajmy z zabezpieczonych połączeń, czyli ta słynna kłódka w przeglądarce, żebyśmy mieli pewność, że ona faktycznie oznacza to, czego się spodziewamy. Jeżeli wysyłamy mailowo jakąś korespondencję, przesyłamy jakieś dokumenty, pliki, jeżeli tam są dane bardziej wrażliwe, to po prostu szyfrujmy je. Są programy typu PGP używane już od dziesiątek lat. Pozwalają one na zabezpieczanie danych. Warto się z nimi zapoznać i je wdrożyć, w firmie ich po prostu używać.

Ważną zasadą jest to, że jak czegoś nie musimy wysyłać, udostępniać na naszym ogólnodostępnym dysku, to po prostu tego nie róbmy. Jeżeli jakichś danych nie musimy wynosić z domu, to ich nie wynośmy. Jeżeli jakichś danych nie musimy wynosić z firmy, to nie róbmy tego, gdy nie ma takiej konieczności. Natomiast jak jakieś dane przenosimy, przesyłamy, to warto zadbać o to, żeby były one zabezpieczone.

I przy pracy w większych grupach, w szczególności gdy ta praca zdalna jest z natury rozproszona, taką nadrzędną zasadą jest to, żeby zawsze mieć pewność, że wiemy, z kim rozmawiamy. Czy masz pewność, że rozmawiasz na pewno ze mną? Właśnie, to uwierzytelnienie jest bardzo istotne, aczkolwiek nie rozmawiamy tu o jakichś krytycznych sprawach, ale faktycznie bardzo istotne jest to, żeby nie ufać tak na ślepo temu, że dostajemy maila niby od współpracownika, a okazuje się, że ktoś się podszył. Tę możliwości podszycia można wyeliminować, stosując albo podpis elektroniczny, albo podpis elektroniczny z szyfrowaniem – PGP jest znakomitym narzędziem do takich rzeczy, raz wdrożone, samo się później stosuje.

Maile są chyba najbardziej zagrożone.

Nie tylko maile. Wiele plików wysyłamy w formie linków, które często nie są jednorazowe. I OK, wiadomo, że atakujący musiałby przechwycić taki link, bo brutalnie pewnie go nie dostrzeże. Ale czasem te linki uciekają. Na jakie sposoby? Gdzieś tam mail jest forwardowany już setny raz i ktoś wypatrzy, że ten link poszedł forwardem, zajrzy pod niego, a tam będą nasze dokumenty firmowe. Nie twierdzę, że te narzędzia są złe. Mam na myśli udostępnianie na dysku. Gdyby udostępnić to na nim w sposób zaszyfrowany i tylko określone osoby mogłyby to rozszyfrować, to wtedy nie byłoby większego kłopotu.

Nie wiem, czy miałeś okazję skorzystać z tej nowej funkcji Gmaila, w której mail znika po dwóch tygodniach lub jest szyfrowany. Czy uważasz, że to jest sensowne czy to tylko taka zaślepka, a PGP rządzi?

Na pewno to troszeczkę pomaga. Te wszystkie mechanizmy, że np. z maila nie da się czegoś skopiować, to zawsze można to przepisać albo zajrzeć do źródła strony i te zabezpieczenia ominąć. Niestety nie ma zabezpieczeń stuprocentowych, natomiast na pewno to nie zaszkodzi, a troszeczkę pomoże. Nie twierdzę też, że PGP jest jedynym rozwiązaniem, bo też nie jest idealne, ale warto pomyśleć o tych metodach, które już są sprawdzone i od wielu lat używane. Próg wejścia w to rozwiązanie gmailowe, o którym mówiłeś, jest na pewno niższy niż w PGP, więc z tego też trzeba sobie zdawać sprawę. Myślę, że to temat na kolejny podcast, bo jest bardzo szeroki.

OK, może umówimy się na podcast w kontekście bezpieczeństwa pracy zdalnej.

Podsumowując, bądźmy pewni, z kim rozmawiamy, bo od tego się wszystko zaczyna. Jak nie mamy pewności, od kogo pochodzi jakiś dokument, to nie dajmy się nabierać na jakieś superokazje albo teksty typu „otwórz to szybko” czy „jak tego nie otworzysz, to jutro zostaniesz zwolniony”. Musimy mieć pewność, że dokument pochodzi od zaufanej osoby.

Dzięki, Piotrze. Ten podcast został nagrany w trybie zdalnym, więc sami poszliśmy tą drogą, o której dziś rozmawialiśmy. I mamy nadzieję na kolejne ciekawe podcasty, czy to zdalnie, czy fizycznie. I mam nadzieję, że do zobaczenia, Piotrze, w kolejnych odcinkach.

Bardzo dziękuję, do usłyszenia.