Patrycja Łuczycka - B2B w branży IT

Cześć, z tej strony Łukasz Kobyliński. Witam Was w kolejnym podcaście. Dzisiaj mamy przyjemność rozmawiać z Patrycją Łuczycką o kontraktach B2B, a w szczególności o finansach z tym związanych, a więc o rozliczeniach i księgowości.

Cześć, Patrycja.

Cześć, witam Was wszystkich.

Bardzo dziękujemy, że jesteś z nami. Porozmawiamy dziś o czymś, co może dotyczyć bardzo wielu osób, dlatego że w IT kontrakty B2B są bardzo częste. Więc mam nadzieję, że rozwiejesz tu wiele wątpliwości, które mogą mieć osoby pracujące na takich kontraktach. I porozmawiamy też o tym, co się w tym roku zmienia w kontekście rozliczenia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Na początek prośba do ciebie o to, żebyś powiedziała parę słów o sobie: czym się zajmujesz i dlaczego właśnie rozmawiasz z nami o kwestiach IT?

Nazywam się Patrycja Łuczycka. Jestem księgową. Od trzech lat prowadzę swoje biuro rachunkowe i zajmuję się głównie obsługą firm z branż IT. W poprzednich pracach współpracowałam dużo z branżami budowlanymi, z szeroko pojętymi usługami, z firmami artystycznymi, z firmami zajmującymi się handlem i też branża IT. I po kilkuletniej pracy – również w biurach rachunkowych – zdecydowałam, że założę swoją działalność, swoje biuro rachunkowe, które właśnie głównie będzie zajmowało się obsługą firm z branży IT. Była to świadoma decyzja, ponieważ przeanalizowałam sobie poprzednią pracę, sposób komunikacji z innymi firmami, zasady współpracy czy też formy przekazywania dokumentów, terminowość i zdecydowałam, że właśnie branża IT najbardziej mi odpowiada. Zauważyłam, że też osoby działające w tej branży są dobrze zorganizowane, skupione na zadaniu i terminowe, co też jest ważne we współpracy z księgową. Lubię także współpracować on-line, a osoby z branży IT często wybierają taką formę, dlatego też zdecydowałam się na obsługę takich działalności.

W jakim mieście pracujesz?

Aktualnie pracuję w Krakowie, tam znajduje się moja firma. I tam mogę spotkać się osobiście z każdą firmą, natomiast on-line to już tak naprawdę firmy z całej Polski, jest tu dowolność.

Czy lokalizacja stanowi duże utrudnienie? Czy można prowadzić księgowość zdalnie, czy spotkania osobiste są tu kluczowe?

Nie. Jak najbardziej księgowość można prowadzić zdalnie. Ja aktualnie rozwiązuję to w taki sposób, że wszelkie dokumenty klienci wysyłają mi na maila, udostępniamy sobie serwery, na które wrzucają dane dokumenty. Jeżeli potrzebują porozmawiać, to często rozmawiamy przez Skype’a czy przez telefon. Oczywiście jeżeli byłaby to duża firma, zatrudniająca już wielu pracowników, załóżmy powyżej 20 osób, dokumentów w miesiącu byłoby powyżej 200, to jest tu konieczność spotkania się przynajmniej raz, dwa razy w miesiącu. Natomiast takie mniejsze firmy czy osoby prowadzące jednoosobową działalność właśnie na kontrakcie B2B cenią sobie tę współpracę on-line, ponieważ kontakt z takimi osobami jest łatwiejszy i nie ma problemu z rozliczeniem. Wszelkie rozliczenia też otrzymują ode mnie na maila i ustalamy wszystko zdalnie, więc jest to sytuacja jak najbardziej do pogodzenia, do rozwiązania.

Jak to jest, jeśli chodzi o dobór branży? Bo jeśli reklamujesz się jako działalność, która rozlicza osoby – księgowość – to czy odmawiasz tym osobom, które nie pracują w IT, czy też jest tak, że przeważająca ilość klientów jest po prostu z IT, ale też się zdarzają pojedynczy klienci z innych branż?

Przeważająca liczba klientów jest z IT. Mam też innych klientów z innych branż. Głównie wynika to z tego, że są to osoby, z którymi pracowałam już w poprzednich biurach rachunkowych, które nadal chciały kontynuować współpracę i dobrze nam się razem pracowało, więc nadal prowadzę im księgowość. Natomiast nie są to osoby z branży IT. Ale w mojej działalności więcej jest programistów niż osób z branż typu budowlana, handlowa czy artystyczna.

Zacznijmy od tego, dlaczego w IT taki rodzaj współpracy jest w ogóle popularny. Dlaczego warto w ogóle zacząć zastanawiać się nad tym, czy zamiast takiego klasycznego zatrudnienia na etacie rozważyć właśnie kontrakt typu B2B?

Przede wszystkim takim głównym kryterium, które jest tu brane pod uwagę, są finanse, zwłaszcza kiedy w branży IT nietrudno o zarobki większe niż 7 tys. zł na rękę. Jest to teraz bardzo popularny model wybierania przez firmy takiego zatrudnienia. Biorąc pod uwagę to, że właśnie taka kwota graniczna, czyli ok. 7-8 tys. zł, powoduje, że bardzo szybko taka osoba wchodzi na drugi próg podatkowy. Tak więc i ze strony pracodawcy, i ze strony osoby, która wykonuje daną pracę, zdecydowanie korzystniej finansowo jest przejść na B2B i rozliczać się w taki sposób.

Zauważyłam, że osoby rozliczające się na kontrakcie B2B bardzo cenią sobie to, że mają większą elastyczność pracy. Branża IT charakteryzuje się tym, że ciągle coś się zmienia i wszelkie sztywne reguły uniemożliwiają zmiany i prowadzą do takiej blokady dalszego rozwoju. Więc takie osoby cenią sobie elastyczność, większą swobodę, przede wszystkim też to, że pracując na kontrakcie B2B, nie jest powiedziane, że będzie się pracowało tylko i wyłącznie z jednym kontrahentem, bo można podjąć decyzję o współpracy również z kilkoma innymi kontrahentami. Więc to też daje większą decyzyjność o tym, z kim się będzie współpracować, jaka to będzie praca, jakie to będą projekty – uważam, że to też jest często taki czynnik podkreślany przez moich klientów. I też takim dość popularnym powodem, plusem przejścia na własną działalność często stają się możliwości zaliczenia kosztów do działalności. Może nie każda osoba tego potrzebuje, ale jeżeli myślimy o leasingu samochodu, zakupie drogiego sprzętu, zakupie oprogramowania – te wszystkie rzeczy rozliczymy sobie w działalności, skorzystamy na odliczeniu VAT-u. I finansowo zdecydowanie lepiej wychodzimy niż właśnie na umowie o pracę.

Natomiast jak wszystkie takie formy, tak i ta ma też swoje minusy, bo jest tu na pewno większa elastyczność pracy, ale też zdecydowanie większa odpowiedzialność za wykonywane projekty, ponieważ praca na kontrakcie B2B jest pracą na umowie cywilno-prawnej. Wszystkie rzeczy, które są zawarte w tej umowie, nie znajdują się w Kodeksie pracy tak jak to jest w przypadku umowy o pracę, gdzie umowa o pracę chroni nas – mamy cały benefit wynikający z Kodeksu pracy. Więc pierwszy taki minus to na pewno większa odpowiedzialność za wykonywane projekty. Drugi taki minus to brak płatnych urlopów, chociaż to jest taki punkt, który często polecam negocjować w umowie. Bo oczywiście można z kontrahentem to wynegocjować, ale nie jest to czynnik, który jest narzucony. Mamy prawo do tego urlopu i możemy go swobodnie wykorzystać. Tak samo jak i prawo do chorobowego czy urlopu macierzyńskiego – na działalności B2B mamy do tego prawo, ale to nie jest już tak korzystne finansowo jak np. na umowie o pracę, więc tak naprawdę każdy powinien swoją sytuację indywidualnie przemyśleć i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy właśnie działalność gospodarcza jest dobrym krokiem do rozwoju. Na pewno jest to coś, co będzie poszerzało horyzonty, na pewno jest to finansowo zdecydowanie korzystniejsza sytuacja. Ale tak jak mówię, są też minusy, o których trzeba powiedzieć, żeby każdy miał ich świadomość, w momencie kiedy będzie miał propozycję współpracy na B2B.

Czyli jeśli chodzi o te korzyści, to wyłapałem jedną taką ogólną korzyść związaną z elastycznością, mianowicie nie jesteśmy związani z jednym pracodawcą, możemy świadczyć usługi nawet dla kilku, a być może mamy też wynegocjowane w umowie mniej sztywne zasady pracy typu osiem godzin na miejscu itd. Druga i trzecia kwestia związana z korzyściami finansowymi to niższe podatki i możliwość zaliczenia w koszty pewnych wydatków. Czy na podstawie tych kryteriów można stwierdzić, kiedy tak naprawdę nam się to opłaca? Czy to jest zawsze bardziej opłacalne, czy właśnie od pewnego poziomu wynagrodzenia, bo wspomniałaś o kwocie 7 tys. zł?

Tak, zauważyłam, że kwota 7 tys. zł jest taką graniczną kwotą, gdzie zaczynają się rozmowy, propozycje na temat przejścia na kontrakt B2B. Ponieważ bardzo szybko przechodzimy w ten drugi próg podatkowy i jest to korzystne zarówno dla jednej, jak i dla drugiej strony. Próg podatkowy wynosi 85 528 zł, więc nietrudno jest go szybko przekroczyć. Dlatego najczęściej właśnie już w tym momencie są rozmowy na temat przejścia na pracę na B2B.

Przypomnijmy jeszcze tę skalę podatkową: jakie mamy stawki w przypadku pracy na etacie i jakie w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej?

Jeżeli pracujemy na etacie, to stawka wynosi 17% do 32% – a 17% to jest właśnie ta nowa, która w ostatnim miesiącu 2019 r. została wprowadzona; od 1 stycznia 2020 r. już w pełni obowiązuje. Natomiast na działalności gospodarczej możemy skorzystać z podatku liniowego 19% – jest on najpopularniejszy, wybierany przez branżę IT. Możemy oczywiście skorzystać z podatku wg skali, czyli 17% i 32% – tak jak to jest w przypadku umowy o pracę – oraz możemy skorzystać tutaj ze zryczałtowanego podatku dochodowego 17%, natomiast jest to mało popularny podatek, wybierany przez programistów, ponieważ w momencie gdy zgłaszamy się na ryczałt, nie możemy sobie rozliczać żadnych kosztów, a podatek wynosi 17%, jednak często te koszty gdzieś są generowane i wybierana jest ta możliwość podatku liniowego 19%, który jest stały cały czas, nie będzie podlegał zwiększeniu.

Czy nadal mamy tę możliwość decyzji odnośnie tego, czy jesteśmy płatnikiem VAT-u, czy nie jesteśmy płatnikiem VAT-u?

Tak. W przypadku branży IT przepisy nie narzucają tego, że musi się zostać vatowcem. Natomiast zazwyczaj jest to popularne, ponieważ jest to korzystne dla jednej i dla drugiej strony. Najczęściej kontrahent, z którym podpisujemy umowę, wymaga od nas tego, abyśmy byli vatowcem. Ale oczywiście mamy wybór, to nie jest narzucone, że ta branża musi być vatowcem, więc tu jak najbardziej ten wybór zostaje i możemy zdecydować.

OK, czyli każdy musi sobie oszacować, jak w przypadku jego wynagrodzenia, jego przychodów będą kształtowały się podatki, w zależności od tego, czy płaci te stawki z pierwszego czy drugiego progu podatkowego, czy też podatek liniowy, i z tego rachunku wyjdzie nam, kiedy warto właśnie skorzystać z podatku liniowego. I dodatkowo jeszcze możemy uwzględnić, tak jak wspomniałaś, koszty, które obniżają nam później podatek, bo odliczamy sobie te koszty od przychodów. Co najczęściej w przypadku programistów można wrzucić w te koszty?

Przede wszystkim wszelkiego rodzaju sprzęt komputerowy: od laptopów po wszelkie akcesoria do komputera, wszelkiego rodzaju oprogramowanie, serwery, domeny, opłaty – księgowość też jest tutaj jednak bardziej kosztem. Dodatkowo często programiści wynajmują małe biuro, w którym pracują, albo jeżeli działalność jest zarejestrowana w danym mieszkaniu, to też jest możliwość wydzielenia części w mieszkaniu, które będzie przeznaczone na biuro – i wtedy koszty związane z tą częścią biura, czyli biurko, krzesło, wyposażenie tego pokoju, wszystko, co jest potrzebne do stworzenia sobie tego biura. Więc jak najbardziej takie koszty.

Często też tutaj leasing, bo leasing na samochód jest taką bardzo popularną formą. Jest to stały koszt i zauważyłam, że często wybierany przez przedsiębiorców jako taka popularna forma odliczenia sobie, zmniejszenia sobie podatku dochodowego.

Czy koszty takiego mieszkania, np. koszty wynajmu, czynszu, też można wrzucić w koszty?

Można wrzucić jak najbardziej, tylko trzeba pamiętać o tym, że będzie to rozliczane proporcjonalnie. Więc jeśli mieszkanie jest zgłoszone, że w jednym pokoju jest prowadzona działalność gospodarcza, musimy proporcjonalnie do tego, jak duży jest ten pokój, obliczyć sobie właśnie, jaka wysokość czynszu, jaka wysokość opłaty za energię, za media będzie tutaj kosztem, więc na pewno nie całość. Wszystko proporcjonalnie w stosunku do tego, jak duże jest pomieszczenie, w którym chcemy prowadzić daną działalność, to biuro.

Powiedzmy, że po tej analizie wysokości naszych podatków i kosztów, które możemy uwzględnić, wyjdzie nam, że to jest dla nas bardzo opłacalne, że mimo tych wad, które wymieniłaś, chcielibyśmy zmienić sposób rozliczenia na B2B, a w zasadzie zmienić sposób współpracy z pracodawcą. Więc co tak naprawdę musimy zrobić, żeby zacząć tak pracować?

Tak naprawdę polecam zacząć rozmowę od przygotowania dobrze umowy, która będzie zawarta z danym pracodawcą. Pierwszy taki najważniejszy punkt to to, aby pamiętać, aby to wszystko było spisane na papierze, żeby nie dać się złapać na coś takiego: „Współpracowało się kilka lat z danym pracodawcą, kiedyś miałem umowę, to teraz jakoś tam się dogadałem”. Bo powiem szczerze, że też prowadziłam księgowość takich programistów, którzy nie zawarli umowy, a później brak umowy na papierze spowodował, że wystawili fakturę i nie otrzymali zapłaty za nią, a podatek i VAT musieli uregulować. Więc najważniejszy punkt: wszystko na papierze i żeby jak najwięcej szczegółów w danym kontrakcie było zawarte.

I przede wszystkim polecam też negocjacje w takim kontrakcie, jeżeli chodzi o płatne urlopy czy sprawę ewentualnego chorobowego. To oczywiście też nie może się nazywać „urlop” czy „chorobowe”, tylko np. może być to zastąpione zdaniem: „Przerwa w świadczeniu usług”. Natomiast uważam i polecam, żeby było to odpowiednio zapisane w takiej umowie i żeby też wynegocjować to kwotowo dobrze z danym kontrahentem. Myślę, że to jest bardzo ważna sprawa.

Kolejną sprawą, na którą też zawsze zwracam uwagę, to jest odpowiedzialność w umowie. Na umowie o pracę cała odpowiedzialność spoczywa na naszym pracodawcy. Natomiast jeżeli podpisujemy kontrakt na B2B, zakładamy swoją działalność gospodarczą, odpowiadamy całym swoim majątkiem za to, co realizujemy za naszą pracę. Więc polecam też w takiej umowie dobrze spisać kwestie chociażby kar umownych. Żeby te kary umowne nie były tylko po jednej stronie – po stronie wykonawcy, czyli tej osoby, która wykonuje dany kontrakt – tylko również wynegocjować, aby kary umowne były również po stronie kontrahenta, z którym współpracujemy. Chociażby zwrócić też na to uwagę, że w momencie gdy dostajemy jakieś informacje o danym projekcie, jak ma być on zrealizowany, terminy nie zostały dotrzymane czy brakuje pełnych informacji do realizacji projektu, które powinna dostarczyć nam nasza osoba zamawiająca, nasz kontrahent, stoimy w miejscu, nie realizujemy pracy – to uważam, że takie informacje powinny być zawarte, a nie zawsze są. Często tak się zdarza, że programiści zgadzają się na kary umowne tylko po ich stronie, czyli jak oni nie wykonają albo źle wykonają, albo niezgodnie z założeniami wykonają dany projekt, to właśnie obowiązują ich kary.

Następną ważną kwestią jest rozwiązanie umowy. Żeby jasno było określone, w jakim terminie można taką umowę rozwiązać, żeby ten zapis na pewno nie był pominięty, ponieważ mogłaby zdarzyć się taka sytuacja, że właśnie nagle kontrahent zerwie z nami umowę, my wystawiliśmy mu fakturę i on za taką fakturę nie zapłaci, a jednak jak faktura została przez nas wystawiona, to wtedy musimy za nią zapłacić podatek, więc jesteśmy stratni.

Czyli tutaj w pewnych sytuacjach możemy wynegocjować warunki nieco lepsze niż na umowie o pracę, bo możemy np. sobie wynegocjować trzy miesiące wypowiedzenia już od początku pracy. Czyli dużo zależy tu od naszych umiejętności negocjacyjnych i tego, żeby pamiętać o tych wszystkich kwestiach, które wymieniłaś.

Powiedzmy, że dogadaliśmy się z naszym byłym pracodawcą, zakładamy działalność gospodarczą i podpisujemy taką umowę współpracy z kontrahentem. Natomiast jeśli chodzi o samo zakładanie działalności to czy to w tej chwili jest tak łatwe, jak było reklamowane jakiś czas temu, że mamy jedno okienko, w którym załatwia się to w godzinę i zasadniczo jest to bezproblemowe, czy też musimy tam jednak dopełnić jakichś bardziej skomplikowanych formalności?

Potwierdzam, że dobrze zostało to zareklamowane, ponieważ faktycznie jest jedno okienko. Tak naprawdę założenie działalności może potrwać całe 10 min bez wychodzenia z domu. Polecam tutaj posiadać Profil Zaufany ePUAP. Dzięki temu, że go posiadamy, możemy na stronie ceidg.gov.pl uzupełnić elektronicznie wniosek o założenie działalności gospodarczej, podpisać go tym naszym Profilem Zaufanym i w ten sposób przesłać do urzędu, nigdzie nie wychodząc z domu, wszystko załatwiając na miejscu. Więc jest to bardzo szybkie, nie musimy stać w kolejce i czekać, aż zostaniemy obsłużeni przez panią, wędrować po kilku okienkach naraz. Na pewno jest to duże udogodnienie.

Myślę, że sam wniosek elektroniczny jest bardzo intuicyjny, bo wypełniamy dane takie jak nazwa firmy, siedziba firmy, adres wykonywania działalności, wpisujemy też przedmiot działalności, czyli tzw. kody PKD, czyli czym będziemy się zajmowali. Oprócz tego powinniśmy wpisać okresy rozliczeniowe podatku, czyli czy wybieramy okres miesięczny czy kwartalny, jaka będzie forma opodatkowania: czy ten podatek liniowy, czy wg skali, czy ryczałt. Powinniśmy również wpisać, gdzie będą przechowywane dokumenty księgowe, czy sami rozliczamy księgowość, czy będzie to podmiot: biuro rachunkowe – ktoś zewnętrzny. I informacja o rachunku bankowym też powinna się tam znaleźć, więc polecam założyć sobie później rachunek bankowy. Po uzupełnieniu takiego wniosku wystarczy go podpisać swoim profilem. Po kilku minutach otrzymujemy informację na adres mailowy o założeniu działalności. Tak naprawdę od kolejnej minuty możemy już funkcjonować jako właściciel firmy.

Ważną też kwestią jest to, że do takiego wniosku elektronicznego możemy również dołączyć druk VAT-R. Więc jak decydujemy się, aby zostać vatowcem, to od razu ten druk VAT-R możemy również uzupełnić elektronicznie, dołączyć go z tym wnioskiem i wysłać – on powędruje bezpośrednio do urzędu skarbowego. Myślę, że jest to duże ułatwienie, nie trzeba osobiście czy papierowo wysyłać tego dokumentu. To są takie najważniejsze rzeczy. Oprócz tego, przy zakładaniu działalności gospodarczej, jak już uzupełnimy wniosek, dołączymy VAT-R, trzeba pamiętać o pierwszym zgłoszeniu do ZUS-u, czyli o druku ZUA. Wystarczy pierwszy raz zgłosić ten ZUS, później składamy pierwszą deklarację DRA – jeżeli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą bez zatrudnienia pracowników, to kolejnych deklaracji nie mamy obowiązku składać. Więc myślę, że nie będzie to stanowiło jakiegoś dużego problemu.

I jak wspomniałam o tym rachunku bankowym – on już powinien być założony po wypełnieniu wniosku, bo do banku potrzebujemy NIP i REGON. Ale później możemy do tego wniosku z powrotem wrócić, drugi raz go odtworzyć i również elektronicznie wysłać, ta wiadomość będzie wysłana do wszystkich urzędów. Nie będziemy musieli ani do urzędu skarbowego chodzić osobiście, ani do urzędu miasta, więc na pewno polecam taką formę elektroniczną zakładania działalności.

Czyli wygląda na to, że w zasadzie większość albo wszystkie te kroki można wykonać zdalnie. Czy składając ten pierwszy formularz, po rejestracji działalności gospodarczej dostaniemy NIP i REGON?

Tak. Po rejestracji gospodarczej, jeżeli wypełnimy poprawnie wniosek, otrzymamy informację mailową, że wniosek został przyjęty, czasami w ciągu kilku minut, czasami w godzinę – zależy, jak duże jest obciążenie aktualnie składanych wniosków – dostajemy już informacje o NIP-ie i REGON-ie, więc możemy już złożyć wniosek do swojego banku o firmowe konto bankowe.

Super. Czy z ZUS-em też możemy się komunikować on-line, czy tam trzeba się wybrać?

Z ZUS-em też możemy komunikować się on-line. Dzięki temu, że posiadamy profil ePUAP, możemy założyć sobie konto elektroniczne na stronie www.pue.zus i tam właśnie złożyć takie pierwsze zgłoszenie. Ta strona ZUS-u jest bardzo intuicyjna, więc myślę, że każdy bez problemu powinien sobie z tym poradzić. A jeśli nie, to zawsze można oddelegować to zadanie dla księgowej.

Doszliśmy teraz do sytuacji, w której mamy już tę nowo otwartą działalność, jesteśmy szczęśliwi, że potencjalnie płacimy niższe podatki, więcej zarabiamy, ale przychodzi koniec miesiąca i trzeba się z kimś rozliczyć. Jak rozumiem, wtedy właśnie Ty przychodzisz z pomocą, żeby wszystkie potrzebne papierki przygotować. Powiedz, jakie dokumenty trzeba na ten koniec miesiąca mieć gotowe?

Przede wszystkim wszystkie koszty, które zostały zgromadzone – jeżeli właśnie kupowaliśmy jakiś sprzęt komputerowy, oprogramowanie, fakturę za leasing, wszelkiego rodzaju koszty, plus faktura wystawiona dla naszego kontrahenta B2B, jedna, ewentualnie jeżeli współpracujemy z kilkoma, to wszystkie wystawione faktury sprzedażowe dla naszych kontrahentów też powinny zostać dostarczone. I te wszystkie dokumenty ja wtedy przejmuję i w całości zajmuję się rozliczeniem. Natomiast jeżeli ktoś sam chciałby prowadzić taką księgowość, to pierwszą rzeczą, o której musi pamiętać, to o terminach. Bo tu bardzo istotne są terminy, aby nie narazić się na wszelkiego rodzaju kary i mandaty ze strony ZUS-u czy urzędu skarbowego.

Pierwszym ważnym terminem jest opłata ZUS. Jednoosobowa działalność gospodarcza powinna zapłacić go do 10. każdego miesiąca. Deklaracja ZUS DRA nie jest obowiązkowa, tak jak wspomniałam wcześniej, jeżeli nie zatrudnia się pracowników, natomiast ta pierwsza powinna zostać wysłana, tak żeby ZUS miał informację o tym, czy zgłaszamy się do ubezpieczenia dobrowolnego chorobowego. Więc to na pewno powinno zostać wysłane. Pierwszy termin to do 10. każdego miesiąca, opłata ZUS – o tym należy w pierwszej kolejności pamiętać.

Drugim ważnym terminem jest podatek dochodowy: do 20. dnia każdego miesiąca, jeżeli rozliczamy się miesięcznie, natomiast jeżeli kwartalnie, to do 20. dnia następującego po danym kwartale wpłacamy zaliczkę na podatek dochodowy. Tutaj nie składamy żadnego dokumentu, tylko powinniśmy już samodzielnie albo właśnie poprzez biuro wyliczyć ten podatek dochodowy, jaki wychodzi w danym miesiącu i zapłacić do 20. Oprócz tego jest również jeszcze VAT, o którym powinniśmy pamiętać do 25. dnia każdego miesiąca, ewentualnie jeśli ktoś rozlicza się kwartalnie, to do 25. dnia następującego po kwartale. Z podatkiem VAT powinna być również wysłana deklaracja VAT. Ona powinna być wysłana elektronicznie. Kilka lat temu jeszcze były przyjmowane wersje papierowe, natomiast teraz jest obowiązek wysyłania elektronicznie. Do deklaracji VAT też powinien być dołączony jednolity plik kontrolny – JPK VAT – również do 25. dnia każdego miesiąca. Więc to są takie najważniejsze terminy, najważniejsze płatności, o których powinniśmy co miesiąc pamiętać.

Natomiast jeżeli chodzi o samo rozliczenie, to właśnie faktury sprzedażowe, faktury kosztowe – one wszystkie powinny być podsumowane czy to we własnym zakresie, czy właśnie oddane do biura rachunkowego, czy do indywidualnej księgowej. To są takie najważniejsze rzeczy. Natomiast raz na rok powinno się złożyć zeznanie roczne PIT – teraz zaczyna się taki gorący okres – do końca kwietnia będziemy wszyscy składać zeznanie roczne. To są takie najważniejsze rzeczy, o których powinien pamiętać każdy przedsiębiorca.

Z jednej strony wydaje się, że nie jest tego dużo, ale z drugiej o kilku terminach należy pamiętać. Powiedz, jaka jest różnica, kiedy ktoś współpracuje właśnie z biurem rachunkowym, np. z Tobą, a osobą, która robi to wszystko samodzielnie? Czy jeśli współpracuje z biurem rachunkowym, to tak naprawdę tylko przekazuje dokumenty i niczym więcej się nie martwi, czy musi zrobić te trzy przelewy? Jak to wygląda, w sensie, kiedy można ograniczyć do minimum te rzeczy, które trzeba samodzielnie wykonać?

Jeżeli taki przedsiębiorca współpracuje z biurem rachunkowym, to wystarczy, że przekaże dokumenty do biura i pozostaje tu tylko wykonać przelew. Ponieważ ja akurat pracuję tak, że wysyłam przed terminem przypomnienie o tym, że należy zapłacić i od razu też proszę o potwierdzenie zapłaty, dlatego też taka osoba ma pewność, że zapłaciła w terminie, wysyła do mnie potwierdzenie, ja wszystkie dokumenty trzymam u siebie, deklaracje i pliki JPK również przeze mnie są wysyłane. Więc jedyne, co na początku miesiąca taki przedsiębiorca we współpracy ze mną powinien zrobić, to przesłać właśnie dokumenty i później zapłacić po prostu za dane podatki, o których też informuję. Wysyłam taką informację podsumowującą w mailu z wyliczeniami, tak, aby każdy mógł zobaczyć, skąd się co wzięło. A później, przed samym dniem, kiedy już ubiega ten termin zapłaty, też przypominam o tym, żeby zapłacić właśnie ten podatek.

Wiemy, jak przejść ten cały proces, wiemy, kiedy to się opłaca, wiemy, co musimy robić co miesiąc. Więc teraz to, Patrycja, co zaproponowałaś w naszej rozmowie, to kwestie, które są nowościami od 2020 r. – rzeczy, które się zmieniły, albo pojawiły się zupełnie nowe regulacje, powodujące, że trochę inaczej te kwestie rozliczeń przy działalności gospodarczej wyglądają. I może wymieńmy na początek te rzeczy, które zaproponowałeś, a później przejdziemy do omawiania poszczególnych.

Z takich najważniejszych zmian podatkowych na 2020 r., nowość, której nie było, to jest prawo do popełnienia błędu. Druga rzecz – indywidualny rachunek podatkowy, tzw. mikrorachunek dla każdego przedsiębiorcy i nie tylko przedsiębiorcy. Oprócz tego jest Mały ZUS Plus – nowe pojęcie, które teraz jest gorące od nowego roku. Biała lista podatników VAT – zaczęła już obowiązywać od zeszłego roku, natomiast od stycznia 2020 r. w troszeczkę innej formie to wszystko funkcjonuje. NIP na paragonie – to jest też taka zmiana związana z tym, że w momencie zakupu np. jakiegoś sprzętu na paragon musimy być od razu zdecydowani, czy będziemy chcieli brać fakturę, czy bierzemy po prostu paragon i traktujemy ten zakup jako prywatny. Oprócz tego, nowy plik JPK VAT oraz split payments. Split payment nie jest to zmiana, która teraz weszła, jest to zmiana już z poprzedniego roku. Natomiast myślę, że też warto o niej wspomnieć.

Porozmawiajmy sobie po kolei o tych kwestiach. Pierwsze, co wymieniłaś, to prawo do popełnienia błędu. Czy to oznacza, że będąc takim przedsiębiorcą na działalności gospodarczej możemy popełniać błędy i nie będziemy za to karani przez jakieś urzędy podatkowe?

To znaczy: i tak, i nie. Bo jest to prawo do popełnienia błędu. Jest to taka nowa rzecz, która tak naprawdę obowiązuje od momentu podjęcia działalności po raz pierwszy albo ponownie po upływie 36 miesięcy od dnia ostatniego zawieszenia. Więc w momencie, gdy jesteśmy nowym przedsiębiorcą, zastanawiamy się nad przejściem z umowy o pracę na B2B, ale boimy się tego, że coś źle zrobimy, że właśnie chcemy prowadzić tę księgowość, ale nie do końca się w tym dobrze czujemy, boimy się jakiegoś błędu, że np. zapomnimy wysłać deklarację albo ten plik JPK, albo nie stawimy się na wezwanie urzędu, nie będziemy wiedzieli, że trzeba – też takie czasami są sytuacje – wówczas możemy skorzystać z tego prawa, które mówi o tym, że jak złożymy takie oświadczenie o tym, że zobowiązujemy się do naprawienia błędu, taki jakby czynny żal, np. nie złożymy deklaracji VAT, ale złożymy oświadczenie, że w ciągu dwóch, trzech dni deklaracja zostanie złożona, nie została złożona np. z powodu niewiedzy albo nieumiejętności wysłania, to jeżeli takie oświadczenie złożymy, wówczas nie będziemy wzywani do odpowiedzialności karnej w postaci mandatu, do odpowiedzialności finansowej. I takie prawo obowiązuje przez rok od momentu założenia właśnie tej pierwszej działalności. Więc myślę, że dla takich świeżaczków jest to dość pozytywna informacja.

Rzeczywiście, to dodaje otuchy, że nie musimy pamiętać o tych wszystkich rzeczach już od samego początku, nie musimy o wszystkim wiedzieć, tylko można się uczyć tego w praktyce.
Dalej wymieniłaś indywidualny rachunek podatkowy. Jak rozumiem, to jest kwestia dotycząca indywidualnych podatników.

Tak, również i dla indywidualnych podatników. Wygląda to w ten sposób, że osoba, która płaci podatki PIT, VAT lub CIT, ma obowiązek od 1 stycznia tego roku wpłacać takie zobowiązania na swój indywidualny rachunek podatkowy, tzw. mikrorachunek. Wygląda to bardzo podobnie jak indywidualny rachunek składkowy w ZUS, czyli po prostu taki rachunek bankowy każdemu został założony, każdy ma swój. Będzie to rachunek obowiązujący do końca życia, więc nie należy się obawiać, że w międzyczasie on się zmieni i wpłacimy na zły rachunek, będziemy mieli problemy z urzędem, że nasze pieniądze powędrowały nie tam, gdzie trzeba. Można wygenerować go ze strony ministerstwa, wpisując numer PESEL lub numer NIP. Numerem PESEL posługujemy się w momencie, kiedy jesteśmy osobą fizyczną, nie prowadzącą działalności gospodarczej, właśnie zatrudnionej np. na umowie o pracę – wtedy wpisujemy numer PESEL i wygenerujemy swój indywidulany numer rachunku bankowego. Natomiast gdy prowadzimy działalność gospodarczą, wpisujemy numer NIP. Gdyby była taka sytuacja, bo też się zdarza, że ktoś jednocześnie pracuje na etacie, ale dodatkowo też realizuje również projekty na działalności gospodarczej, czyli jednocześnie popołudniami pracuje na swój rachunek jako przedsiębiorca i zastanawia się, co ma wybrać, bo jest i na etacie, i na działalności, to powinien wybrać wtedy numer NIP jako swój identyfikator podatkowy, tak że będzie rozliczał się na to konto, które będzie przypisane pod numer NIP.

Czy to dotyczy też ZUS-u, czy tylko podatków typu PIT, VAT lub CIT itd.?

Jeżeli chodzi o mikrorachunek, to dotyczy PIT, VAT lub CIT – tylko tych trzech. Natomiast jeżeli chodzi o ZUS, to ZUS już kilka lat temu wprowadził taką instytucję jak indywidualny rachunek składkowy i każdy też ma swój indywidulany tylko do ZUS-u. Tak więc już kilka lat temu to zostało wprowadzone.

Skoro jesteśmy już przy temacie ZUS-u, to wspomniałaś o nowości, jaką jest Mały ZUS Plus. Osoby, które wcześniej korzystały z działalności gospodarczej, pewnie słyszały o różnego rodzaju preferencyjnych stawkach ZUS-u, natomiast ten mały ZUS Plus, jak rozumiem, to coś zupełnie nowego od tego roku.

Tak, jest to nowa ulga, polegająca na niższych, proporcjonalnych do przychodu składkach na ubezpieczenie społeczne. I do tej ulgi kwalifikują się osoby, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód nie większy niż 120 tys. zł. Więc jeżeli w 2019 r. nie przekroczyliśmy kwoty samego przychodu – 120 tys. zł – wówczas możemy z takiej ulgi skorzystać i nie będzie właśnie tych składek ZUS opłacanych w pełnej wysokości – w tym roku to będzie kwota ponad 1400 zł – tylko proporcjonalnie do naszego przychodu. Więc zgłaszamy do ZUS-u informację o tym, jaki mamy przychód. ZUS też informuje na swoich stronach i na indywidualnym elektronicznym koncie, który też możemy sobie założyć na PUE o wskaźnikach, które obowiązują do danego przychodu. I na tej zasadzie jesteśmy w stanie wyliczyć, jaką będziemy mieli składkę społeczną co miesiąc. Więc jest szansa nie tylko dla nowych, ale dla wszystkich przedsiębiorców, którzy nie przekroczyli 120 tys. zł przychodu, aby z tego skorzystać.

Żeby uszczegółowić, powiedziałaś, że ta stawka będzie obliczana proporcjonalnie, czyli 120 tys. zł oznacza pełny ZUS, a jeśli mam np. połowę tego przychodu, to czy będę płacił połowę tej stawki?

To tak naprawdę jest wg określonych wskaźników ZUS, więc to nie do końca tak wyjdzie. Musielibyśmy zagłębić się w konkretny wskaźnik, który został podany na stronie ZUS. Natomiast teraz cały czas zmieniają się te informacje, ponieważ to wchodzi od 1 lutego, więc myślę, że takie świeże informacje będą pod koniec stycznia.

A jeśli chodzi o preferencyjne stawki ZUS, to dotyczy nowych przedsiębiorców.

Tak, to dotyczy nowych przedsiębiorców, czyli preferencyjne składki obowiązują przez dwa lata. Jest jeszcze właśnie ulga na start, czyli oplata tylko samej składki zdrowotnej przez pół roku. Jeszcze jedna ważna informacja, że z tej ulgi Mały ZUS Plus nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy kwalifikują się do innych ulg. Czyli jak ktoś już korzysta z ulgi na start lub preferencyjnych składek ZUS, to nie korzysta z Małego ZUS-u Plus. Jakby promocja się nie łączy. Jeżeli korzystamy już z jednej ulgi, to tylko z jednej – nie łączy się. Natomiast głównie skorzystają na tym osoby, które już są na tym wysokim ZUS-ie, czyli prowadzą działalność gospodarczą już ponad dwa lata i jeżeli nie przekraczają tych 120 tys. zł, to wtedy na tym skorzystają.

Dalej mamy białą listę podatników VAT. Co to takiego ta biała lista i czy musimy się na niej znaleźć?

Biała lista podatników VAT tak naprawdę zaczęła już obowiązywać 1 września 2019 r. Jest to taki wykaz informacji o podatnikach VAT, który tak naprawdę ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów. Ten wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT, czyli listy zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych, przywróconych do VAT-u. Na tej liście głównie znajdują się vatowcy i możemy tam sprawdzić, czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, tak żeby nie dopuścić do takiej sytuacji, że ktoś wystawi nam fakturę, którą chcielibyśmy sobie wliczyć w koszt, i wystawi ją z VAT-em, a okaże się, że taka osoba nie jest vatowcem. Taka lista służy temu, że sprawdzić, czy taki kontrahent na pewno jest vatowcem i czy możemy sobie ten VAT odliczyć, czy to nie jest osoba, która została już wykreślona z jakiegoś powodu z tego VAT-u. Oprócz tego możemy tam sprawdzić, dlaczego kontrahentowi odmówiono tej rejestracji, jeżeli odmówiono, dlaczego wykreślono, datę dokładną wykreślenia czy przywrócenia. Bo są też osoby, które z jakichś powodów zostały wykreślone przez urząd, a później zostały przywrócone. Więc też jest to dla nas ważna informacja przy samym rozliczeniu już bezpośrednio dokumentów. Również znajduje się tam się informacja o rachunku bankowym, na który powinniśmy zapłacić swojemu kontrahentowi. Jest to ważna informacja o tyle, że od 1 stycznia, jeżeli naszemu kontrahentowi będziemy chcieli zapłacić kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek niż ten, który jest właśnie na tej białej liście, nie będziemy mieli możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu takiej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na inny niż podany w wykazie. Więc np. taki programista powinien pamiętać, żeby na białej liście był jego rachunek bankowy, ponieważ jego partner biznesowy – kontrahent, z którym ma podpisany kontrakt na B2B – powinien mu zapłacić właśnie na to konto, które znajduje się na białej liście. Jeżeli konta nie będzie, może odmówić mu zapłaty, ponieważ jeżeli zapłaci na zupełnie inne konto, niewidniejące na takiej liście, nie zaliczy sobie do kosztów jego faktury i również może ponieść sankcje karne, że dokonał takiej płatności.

A czy jeśli rejestrujemy swoją działalność gospodarczą i rejestrujemy się jako płatnik VAT, to się automatycznie na tej liście znajdujemy, czy coś trzeba dodatkowo jeszcze zrobić?

Automatycznie jest to wszystko połączone. W momencie rejestracji działalności w CEIDG automatycznie znajdujemy się na tej liście. Z tego, co zauważyłam, ta lista jest aktualizowana raz dziennie w każdy dzień roboczy. Dlatego właśnie należy sprawdzać, czy są tam wszystkie potrzebne dane, jeżeli chcemy dokonać jakiegoś przelewu do kontrahenta.

Takie sprawdzanie ręczne wydaje się dosyć trudne. Czy systemu bankowe, systemy księgowe wspomagają nas w tym, żeby to sprawdzić?

Ja pracuję na programie księgowym, który bezpośrednio jest połączony z tą bazą Ministerstwa Finansów, z tą białą listą, gdzie sprawdzam to automatycznie. Więc ja automatycznie też widzę, które faktury czy konta widnieją. Natomiast jeżeli prowadzimy samodzielnie, to powinniśmy wejść na stronę Ministerstwa Finansów, jest tam odnośnik do wyszukiwarki pt. „Biała lista”. Wpisując NIP, odnajdujemy kontrahenta, i możemy sprawdzić, czy jest tam jego numer rachunku bankowego, czy jest taka osoba zgłoszona do VAT-u.

Następna rzecz, którą wymieniłaś, to NIP na paragonie. Jest tu zmiana dotycząca tego, że musimy prosić o ten NIP, żeby był on wpisany na paragonie, jeżeli kupujemy coś bez faktury. Czy dobrze rozumiem?

Tak, dokładnie. Do tej pory można było po prostu kupić dowolny produkt i jako potwierdzenie zapłaty wziąć wyłącznie paragon, a później zdecydować, czy chcę dany produkt potraktować jako wydatek firmowy i wrzucić właśnie w koszty uzyskania przychodu oraz ewentualnie odliczyć VAT. Natomiast od nowego roku jest obowiązek wpisania na paragon numeru NIP, już w momencie nabywania towaru lub usługi. Tak więc paragony wystawiane, tak jak było wcześniej, bez numeru NIP, będą od razu traktowane jako zakup prywatny. A tylko te z NIP-em będą mogły zostać potraktowane jako wydatki firmowe. I tutaj pojawia się taki problem, że też nie wszystkie kasy fiskalne w danych sklepach są na to gotowe, bo nie każda kasa fiskalna ma możliwość wpisania NIP-u na paragon. Natomiast ustawodawca stwierdził, że jest to problem kupującego przedsiębiorcy, a nie sprzedającego posiadacza kasy fiskalnej i nie ma tu wymogu, aby kasy fiskalne zostały wymienione, dlatego w założeniu jest tak, żeby zdecydować od razu w momencie zakupu, czy dany towar chcemy jako zakup firmowy, czy jako zupełnie prywatny. Jest to cel ustawodawcy, aby ograniczyć sytuację, w której np. rodzina zbierała paragony za różne sprzęty, później się je odliczało i decydowało, czy wziąć fakturę, czy nie brać. Więc uszczelnienie VAT-u jest przyczyną tej nowej zmiany.

Czyli jest tu trochę takich zmian, które mają pomóc podatnikowi i przedsiębiorcy, a trochę takich uszczelniających system.

Dokładnie tak.

Następnie mamy jednolity plik kontrolny. Czy ta zmiana też ma na celu uszczelnienia systemu?

Jednolity plik kontrolny to już jest plik, który chwilę funkcjonuje. Natomiast powstanie taki jednolity plik kontrolny łączący ten, który obecnie jest, z deklaracjami VAT. Więc zostaną całkowicie wycofane deklaracje VAT. Więc ten obowiązek, o którym wcześniej wspominałam, że trzeba co miesiąc lub co kwartał wysyłać tę deklaracje VAT, zostanie zniesiony na rzecz właśnie takiego pliku, który będzie tak jakby hybrydą zawierającą wszystko, czyli będzie i jednolitym plikiem zawierającym informacje o fakturach, o kontrahentach, o kwotach, a także taką formą zastępującą deklaracje VAT. Więc myślę, że to będzie też duże uproszczenie i taka nowość, z której formy skorzystają też przedsiębiorcy, bo będą mogli wysyłać jeden plik, a nie pamiętać też o deklaracji VAT.

A dla osób, które samodzielnie prowadzą księgowość, to, jak rozumiem, takie pliki generuje jakieś oprogramowanie księgowe?

Tak, oprogramowanie księgowe to generuje. Jest możliwość wykupienia sobie dostępu do takich oprogramowani podstawowych, które będą oczywiście dostosowane do tego nowego pliku i będzie można samodzielnie również wygenerować taki plik.

Ostatnią rzeczą, którą wymieniłaś, był split payment, czyli kwestia rozróżnienia rachunków bankowych do płatności VAT-u.

Jest to właśnie podzielona forma płatności. Natomiast nie dotyczy bezpośrednio programisty czy osoby związanej z IT. Bo usługi IT nie znalazły się na liście towarów i usług objętych obowiązkowym split paymentem. Natomiast zawsze informuję swoich klientów, żeby o tym nie zapominali i chociaż dwa zdania o tym pamiętali, że coś takiego istnieje, chociażby z takiego powodu, że czasami programiści działający na kontrakcie B2B myślą o dodatkowej, nowej gałęzi swojej działalności. I ta nowa inna działalność dodatkowa może właśnie znaleźć się na liście usług objętych obowiązkowym split paymentem. Chociażby jeżeli zaczniemy tutaj współpracować czy nabywać faktury z usługami budowlanymi, które właśnie obejmuje obowiązkowy split payment, będziemy zobowiązani takiej osobie za takie usługi zapłacić w takiej formie. Więc myślę, że warto też o tym pamiętać. Split payment dotyczy tylko obrotu krajowego, tak więc transakcje dokonywane z podmiotami zagranicznymi nie są nim objęte. Myślę, że to jest też taka ważna informacja i dotyczy wyłącznie takich faktur powyżej 15 tys. zł brutto, więc to też należy mieć na uwadze.

Czy to się jakoś łączy z tą białą listą podatników? Jeśli ktoś ma konto czy korzysta ze split payment, to ten numer konta będzie na tej białej liście?

Nie. To są dwie odrębne rzeczy. Numer konta, który jest na białej liście, to numer konta firmowego, który dotyczy danego przedsiębiorcy. Natomiast split payment to jest forma podzielonej płatności i to jest oddzielny rachunek bankowy założony przy koncie firmowym u każdego przedsiębiorcy. Ale ten rachunek bankowy VAT nie pojawia się na tej białej liście – tylko i wyłącznie ten firmowy, główny, na który należy zapłacić. Nie łączą się tutaj te dwie rzeczy.

Świetnie, Patrycja, myślę, że doszliśmy do końca naszej listy zmian w kwestiach podatkowych dla przedsiębiorców w 2020 r. To bardzo fajna lista, bo akurat wydaje się, że w tym roku sporo się zmieniło. Więc są to informacje istotne dla wszystkich, którzy chcieliby na taki sposób współpracy przejść albo już z tego korzystają i jeszcze o tych zmianach nie słyszeli. Powiedz może jeszcze na koniec, w jaki sposób w ogóle trzymać rękę na pulsie i uaktualniać swoją wiedzę na ten temat. Czy wystarczy czytać gazety i portale informacyjne, czy też trzeba śledzić jakieś informacje z Ministerstwa, jakieś konkretne strony?

Powiem szczerze, że jednak najbardziej polecam i taka wiedza, która najbardziej jest właściwa i prawdziwa jest jednak na stronie Ministerstwa Finansów. Więc polecam i tu odsyłam. Jeżeli chcielibyśmy samodzielnie prowadzić księgowość i być na bieżąco, to jest pewność, że tu będą informacje z pierwszej ręki i nie będzie żadnych zakłamań. Nie polecam czytania wszelkich stron typowo nastawionych na to, żeby przyciągnąć taką informacją. Polecam, żeby sięgać do źródła. Albo właśnie – skorzystać z pomocy doradcy podatkowego czy księgowej i bezpośrednio pytać, co się dzieje, co się zmienia.

Powiedz jeszcze, Patrycja, gdzie można cię znaleźć w Internecie?

Ja zapraszam na swoją stronę [www.luczycka.pl]. Tam jest kontakt do mnie, formularz, poprzez który można się ze mną skontaktować, napisać maila. Jest również telefon. Ja aktualnie pracuję na terenie Krakowa, natomiast współpracuję z firmami on-line, więc nie stanowi to przeszkody, jeśli ktoś będzie np. z Gdańska lub Szczecina – nie ma z tym najmniejszego problemu. Natomiast jeżeli chodzi o spotkanie osobiste czy porozmawianie na temat księgowości danej firmy, to już właśnie na terenie Krakowa.

Bardzo Ci dziękuję, Patrycja. Bardzo ważne informacje i dla tych, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, i dla tych, którzy nie słyszeli jeszcze o zmianach w tym roku, więc dzięki, że nam o tym opowiedziałaś. Mam nadzieję, że jeszcze się usłyszymy w podcaście, bo myślę, że tych kwestii związanych z finansami, o których można porozmawiać, jeszcze trochę jest.

Jak najbardziej. Również bardzo dziękuję i, mam nadzieję, do usłyszenia następnym razem.